Videoconferência: A Nova Forma de Fazer Reuniões. 

Devido pandemia causada pelo Covid19, muitas empresas tiveram que se adaptar e passaram a utilizar a videoconferência para continuar trabalhando e seguir discutindo pautas importantes. Contudo a comunicação da instituição precisa continuar e, com isso as reuniões deverão acontecer remotamente por videoconferência.

Para que o serviço seja efetivado, é preciso utilizar a videoconferência no decorrer das reuniões, nos fechamentos de negócios e no planejamento do trabalho.

Contudo, é preciso saber manusear o aplicativo que será utilizado para que ninguém seja prejudicado durante a chamada. Por esse motivo é fundamental que todos conheçam a plataforma utilizada e saiba o momento ideal para opinar sobre o assunto discutido.

Existem algumas dicas que podem ser úteis para evitar imprevistos nesse momento de trabalho remoto…

Aplicativos indicados para uma videoconferência bem sucedida

Com a evolução tecnológica, a cada dia é possível encontrar mais ferramentas para se comunicar remotamente, porém existem algumas que são mais utilizadas. Sendo assim, busque informações sobre o aplicativo disponível para saber se ele atende suas necessidades e venha a ser utilizado.

Entre as opções disponíveis estão Skype, Hangouts, Google Meet e Discord.

Esses dispositivos dispões de videoconferência, ligações de voz, compartilhamento de tela, etc.

O que fazer e o que não fazer durante uma videoconferência

Infelizmente não são todas as pessoas que tem conhecimento de como funciona a nova forma de trabalhar. Com isso, algumas pessoas podem cometer erros sem ao menos perceber. Por isso é fundamental assimilar o que se deve ou não fazer nessa ocasião.

Abaixo foram listados alguns erros que são cometidos frequentemente e que podem ser evitados seguindo algumas dicas.

Se vista adequadamente

Com a frequência das videoconferências, muitas pessoas vêm assumindo que nem sempre se vestem totalmente para participar de uma reunião remota. Contudo é indicado se arrumar totalmente, assim como um dia normal no trabalho.

Portanto, é fundamental desenvolver o hábito de se levantar e se vestir como faria se estivesse trabalhando na empresa. Assim você iniciará de fato sua rotina e realizará suas tarefas com excelência. Sendo assim, siga sua rotina como se estivesse trabalhando presencialmente e se prepare adequadamente para realizar seu trabalho em casa.

Organize um ambiente confortável para trabalhar

A nova realidade de trabalho exige um ambiente exclusivo e organizado na sua casa para que as atividades do trabalho sejam executadas. O ideal é determinar um local fixo, calmo e reservado dos outros locais da casa.

Assim, será possível organizar sua rotina de serviço e ter uma mente focada nas atividades. Isso irá contribuir para que o lazer fique separado dos momentos de trabalho, além de ter mais motivação.

Organize sua rotina

Organizar sua rotina é um ponto indispensável para trabalhar remotamente. Através dessa organização, você terá mais tempo e será mais produtivo, além disso, sobrará tempo para realizar outras atividades pessoais.

Para fazer a organização da sua rotina, utilize aplicativos como o calendário do celular, Trello, Docs e Evernote.

Através desses aplicativos, será possível organizar e até mesmo compartilhar sua rotina com outras pessoas e elas também poderão compartilhar com você.

Saber opinar e ouvir opiniões diferentes da sua

Ao participar de uma videoconferência, é possível se deparar com muitos imprevistos, inclusive por ter diversas pessoas em uma única chamada.

Com isso, nem sempre é fácil conseguir uma oportunidade para esclarecer suas dúvidas ou até mesmo opinar sem ser desagradável com ninguém. Sendo assim, é muito importante saber qual o momento mais oportuno para falar, para que assim, a chamada tenha um bom andamento.

Sendo assim, fale apenas quando direcionarem o assunto para você ou solicitarem sua opinião. Assim você conseguirá assimilar o assunto tratado na videoconferência a mesma terá um bom desenvolvimento.

Seja um colaborador presente

Um dos maiores problemas do trabalho remoto é a distância que pode atrapalhar a relação da equipe, o que não pode acontecer. Para que esse distanciamento não aconteça, é importante manter o contato com os colegas, evitar ficar isolado ou muito quieto durante o trabalho. O Home Office pode ser uma ótima maneira de trabalhar quando é executado de modo correto, porém o distanciamento pode atrapalhar esse desenvolvimento na empresa.

Sendo assim, mantenha-se presente, para que a empresa reconheça a sua importância como colaborador.

O que não fazer durante uma videoconferência

Mesmo estando na sua residência, é essencial se vestir corretamente para o serviço. Desse modo, você sempre estará apresentável para uma videoconferência. Além do mais, ser formal é uma coisa essencial para participar de uma conferência. Portanto, seja educado e objetivo no decorrer da mesma.

Além do mais, existem outras formas de ser informal como por exemplo: está no banheiro durante uma videochamada, não estar vestido corretamente ou permanecer com o animal de estimação no decorrer da chamada.

Deixar o microfone desligado

É fundamental desligar o seu microfone enquanto não está falando de assuntos pertinentes a empresa. Mantendo o microfone desligado, você evitará uma situação desagradável para os demais participantes da chamada, além disso, é importante manter-se atento ao assunto tratado.

Sendo assim, deixe o modo mudo ativo sempre que estiver falando sobre assuntos não pertinentes a reunião.

Benefícios do Home Office

• É mais prático

Ao trabalhar na sua residência será mais fácil devido ao conforto, por não precisar se deslocar até a empresa. Além disso, as suas tarefas poderão ser executadas de modo online.

• É mais econômico

A empresa irá economizar já que o funcionário não precisará gastar com transporte até a organização.

• Segurança

Além das suas tarefas serem executadas de maneira correta e online, será mais seguro, pois você não precisará sair da sua residência para se dirigir até a empresa.

Contudo, mesmo que o Trabalho home Office seja seguro, é preciso redobrar a segurança dos softwares utilizados para evitar roubo de dados importantes da empresa.